Verslag van vijfde editie Exact meets Magento

De vijfde editie van het Exact Meets Magento-evenement werd gisteren gehouden op het hoofdkantoor van de boekhoudsoftware-leverancier. Met presentaties van Exact en Magento uiteraard, maar ook van Guapa Media, PayPal, Transsmart en diverse andere partijen. De moeite van het bezoeken waard?

Opvallend aan de dag was de hoeveelheid informatie die gisteren op het hoofdkantoor van Exact werd gedeeld en die niet over boekhouden zelf ging. Zo ware er bijvoorbeeld presentaties over SEO en vindbaarheid van Guapa Media, mobiele betaaltrends volgens PayPal, en een presentatie om meer uit je verzendingen en retouren te halen. Ook was er een keynote van Magento zelf met wat algemene informatie over waar Magento nu staat en waar voorzichtig werd ingegaan op waar het platform naartoe gaat. Letterlijk, nu dat eBay en PayPal splitsen, maar ook qua software met de lancering van Magento2 ergens in 2015.

Als ecommerce-bedrijf je administratie invullen
Maar op zo’n dag kun je er natuurlijk niet omheen. Hoe kun je als ecommerce-bedrijf nu het beste je administratie gaan invullen? Want het handmatig aanmaken van facturen, het legen van de schoenendoos met bonnetjes en het maken van Excel-overzichtjes is bij een hip internetbedrijf natuurlijk geen optie. Het liefst automatiseren we zoveel mogelijk en zeker dus ook onze administratie.

Koppeling van Dealer4Dealer
De boekhoudsoftware van Exact biedt zo’n oplossing, mede door de koppelingen van Dealer4Dealer. Sinds enkele weken werkt dit bedrijf ook voor Wehkamp en ook Neckermann en FairPhone maken gebruik van hun diensten. Gisteren werd door Dealer4Dealer tijdens de vijfde en ook bestbezochte editie van Exact Meets Magento, ingegaan op wat er de laatste tijd zoal voor nieuwe oplossingen bij zijn gekomen en wat we kunnen verwachten. Onder andere met een presentatie over hun nieuwste app waarmee je voor een tientje per maand je bestellingen uit Magento direct kunt doorsturen naar de software van Exact.

Het bedrijf heeft hiervoor al een plugin die je kunt implementeren in je eigen Magento-installatie, maar hier is wel aardig wat werk mee gemoeid. Vandaar dat als je hier gebruik van wilt maken, er ook even een medewerker bij je langskomt om gelijk even wat toelichting te geven. De app daarentegen biedt vooral snelheid. Het is een cloud-koppeling en Dealer4Dealer demonstreerde gisteren live hoe snel je die kunt registreren, koppelen en in actie kunt zien. Tijdens de presentatie zagen we de eerste orders direct bij Exact binnenkomen. Of je ook hardlopend moet overstappen is nog de vraag want de app is nog maar enkele weken oud en mist nog functionaliteit zoals het automatisch verwerken van retouren. Die zul je met de app dus handmatig in zowel Magento als Exact moeten verwerken.

Aflettermodule
Gooit dat roet in het eten? Als je dacht over te stappen van plugin naar de nieuwe app waarschijnlijk wel. Maar als jij nu nog allerlei import- en exportfuncties nodig hebt voor je een actueel overzicht van je administratie op je scherm krijgt, is het wel een aardige vooruitgang. Een andere dienst die uitgebreid aan bod kwam is de aflettermodule. Deze bestaat wel al even maar is nog lang niet bij alle webwinkeliers bekend.

Ken je die situatie dat ontvangen bedragen net iets afwijken door (provisie)inhoudingen, koersverschillen of je ontvangt één groot bedrag met meerdere betalingen? Dan ken je ook de ergernis, want handmatig betalingen matchen (afletteren) met openstaande posten in Exact Online is tijdrovend en dus kostbaar. Het met de hand de specificaties van je PSP alle openstaande posten nakijken en afletteren in de administratie kun je met de aflettermodule automatiseren.

Al met al was het een mooie middag over hoe je nu je administratie verder kunt automatiseren en beheren, mocht je een webwinkel hebben op basis van Magento. Wij zijn in ieder geval weer wat wijzer geworden!