Inschrijven bij de KvK

Als je een webwinkel begint is de stap naar de Kamer van Koophandel al snel verplicht. Lastig, want tijdens het inschrijven bij de KvK moet je al snel enkele essentiële keuzes maken zoals de naam van je onderneming, de rechtsvorm, het adres en of je gaat importeren. Toch ontkom je er niet aan en gelukkig is vrijwel alles in de toekomst nog aanpasbaar.

Inhoud:

• Webwinkel inschrijven bij de KvK
• Combinatie met de Belastingdienst
• Keuze bedrijfsnaam
• Keuze rechtsvorm
• Adres van het bedrijf

Webwinkel inschrijven bij de KvK

Veel mensen die een eigen webshop beginnen stellen de inschrijving bij de KvK het liefst even uit. Dat is geen probleem als je alleen handelt op marktplaatsen of veilingsites, maar met een eigen webwinkel krijgt de klant al snel het gevoel met een bedrijf te maken te hebben. Daarmee doe je mee aan het economisch verkeer waardoor inschrijven bij de KvK wettelijk verplicht is.

Los van dat het volgens de wet verplicht is kom je er meestal ook om praktische redenen niet omheen. Om bijvoorbeeld iDeal te activeren, of voor het inkopen bij een groothandel, is een KvK-inschrijving meestal ook noodzakelijk. Je kunt er dus niet omheen. Aan de andere kant is het financieel meestal ook beter om je in te schrijven.

De meeste mensen die een webwinkel starten hebben in het begin veel meer kosten dan inkomsten. Voor het maken van de webshop, maar ook voor het aanleggen van een voorraad en alle kosten van een magazijn of de orderverwerking. Als je webshop is ingeschreven kun je de btw hiervan meestal direct verrekenen. Ook kun je dan deze kosten aftrekken van de inkomsten en is er soms extra investeringsaftrek mogelijk.

Wil je een eigen webshop beginnen? Zorg dat je voor het inschrijven bij de KvK al weet wat erbij komt kijken. Van het inkopen bij een groothandel tot je webshop-marketing.

Combinatie met de belastingdienst

Zodra je je meldt bij de KvK komen ze gelijk met enkele moeilijke vragen. Zo willen ze weten of je ‘op straat’ gaat verkopen, of je verwacht te importeren en exporteren en hoeveel mensen er gaan werken. Sommige van deze vragen zijn alleen voor landelijke statistieken bedoeld en hebben geen enkele invloed op jouw bedrijf. Je kunt hier dus best bescheiden zijn. Het is geen probleem als je opgeeft dat je niets doet van dit alles, terwijl je de maand na inschrijving opeens wel offline gaat verkopen. Niets zo veranderlijk als een ambitieuze ondernemer.

Naast dat de KvK veel wil weten krijg je ook gelijk enkele vragen vanuit de belastingdienst. Die namelijk gelijk een indicatie van hoeveel klanten jij verwacht en welke omzet je denkt te gaan maken. Wees gerust, dit is niets meer dan je eigen schatting en je kunt deze bewust vrij laag inschatten om eventuele vooruitbetalingen te voorkomen. Als je echt twijfelt is het zelfs geen probleem als je hierbij gewoon nul opgeeft. Het oprichten van een online winkel vergt nou eenmaal wat tijd, waarin je wel kosten maar nog weinig tot geen omzet maakt.

Wat voor de belastingdienst wel belangrijk is, is dat je direct vanaf het begin, dus soms zelfs voordat je nog bent ingeschreven, al start met een goede boekhouding. Het makkelijkste doe je dit via een goed boekhoudprogramma maar dit is niet verplicht.

Wil je een webwinkel inschrijven bij de KvK? Dan moet je ook een boekhouding opzetten voor je webshop. Een online boekhoudprogramma kan je hierbij helpen!

Keuze bedrijfsnaam

Als je je gaat inschrijven bij de KvK dan zijn voor jou de belangrijkste vragen in eerste instantie de naam en ondernemingsvorm van je bedrijf. Beide kun je later aanpassen maar dit kan best omslachtig zijn. Daarnaast hebben deze direct invloed op je bedrijfsvoering. Elke klant, leverancier of andere relatie ziet deze op je facturen of kan deze opzoeken in publieke databases zoals het Handelsregister.

Veel webwinkeliers kiezen ervoor om de naam van de webwinkel niet hetzelfde te laten zijn als de naam van het bedrijf. Dat kan handig zijn als je bijvoorbeeld van plan bent meerdere webwinkels te openen. Je bedrijfsnaam is dan bijvoorbeeld Patries Cosmetica, terwijl je webshops lipstickvoordeel.nl en oogschaduwspecialist.nl heten. Als je zeker weet dat je het bij één webwinkel houdt, en verwacht dat je nooit gaat switchen van productaanbod, heeft het ook voordelen om juist beiden wel overeen te laten komen. Zo geeft een bedrijfsnaam wat handelsnaamrechten. Ook kan het helpen bij naamsbekendheid. Op officiële documenten, zoals een keurmerk-certificaat, of bij de betaalomschrijving, worden soms niet je domeinnaam of winkelnaam, maar je bedrijfsnaam genoemd. Dan is het handig als deze hetzelfde zijn!

Het kiezen van de juiste bedrijfsnaam voor je webshop kan erg lastig zijn!

Keuze rechtsvorm

Welke ondernemingsvorm ga je hanteren? Er zijn verschillende keuzes maar als je er even bij stilstaat blijven er meestal maximaal twee over. Het is afhankelijk van het verwachte resultaat en aantal eigenaren. Als jij de enige eigenaar bent en winst aan jezelf wilt uitkeren kun je een eenmanszaak oprichten of bv beginnen. Als er meerdere eigenaren zijn dan is de vennootschap onder firma (vof) een alternatief voor de eenmanszaak. Die kun je vrijwel op alle punten vergelijken met de eenmanszaak met het verschil dat er niet één maar twee of meer eigenaren zijn.

De keuze tussen eenmanszaak en een besloten vennootschap (bv) is een meer persoonlijke keuze. De eenmanszaak heeft wat belastingvoordelen waardoor die met name bij lagere resultaten wat minder bij de inkomstenbelasting hoeven af te dragen. Het is mogelijk om tussentijds te veranderen van rechtsvorm dus is het belastingtechnisch gezien vaak voordeliger om te starten met een eenmanszaak.

Gechargeerd gezegd: de bv heeft wel een lager belastingpercentage over de winst maar omdat die minder belastingvoordelen heeft moet die winst al snel richting de tonnen gaan om hier voordeel uit te halen. Het omslagpunt kan door verschillende factoren worden beïnvloed, maar blijft in vrijwel alle gevallen wel erg hoog. Toch kiezen veel webwinkels ervoor om snel over te stappen op de bv omdat dit een rechtspersoon is.

Als een bv failliet gaat dan zal de curator deze liquideren. Als dit niet genoeg oplevert om de schulden te betalen dan zijn de aandeelhouders hun aandelen kwijt maar niet hun privévermogen. Alleen de bv is dan failliet gegaan tenzij schuldeigenaren kunnen aantonen dat het bestuur – jij dus – opzettelijk fouten heeft gemaakt. De eenmanszaak en vof worden niet gezien als zelfstandige organen.

Gaan deze failliet dan is de ondernemer per definitie aansprakelijk. Als na het liquideren van de onderneming er nog een schuld overblijft zal de ondernemer dit moeten betalen vanuit zijn privévermogen. Daar kan dan beslag op worden gelegd. Als dit ook niet genoeg oplevert zal ook de ondernemer zelf failliet gaan. Dat klinkt eng, maar gebeurt dus alleen als de schulden niet meer te dragen zijn. Dit punt zie je vaak aankomen dus je kunt ook besluiten te starten met een eenmanszaak en zodra de balans en geldstromen toenemen en niet langer privé te overzien zijn over te stappen naar een bv.

Adres van het bedrijf

Dan is er nog de vraag waar je het bedrijf gaat vestigen. Wees niet bang, je kunt tijdens het inschrijven bij de KvK gewoon je huisadres opgeven als je nog geen kantoor hebt. In sommige gevallen mag je een webwinkel niet vanuit een woonwijk runnen, maar dan gaat het echt om de werkzaamheden zelf. Zo kan het erg storend voor de buren zijn als jij de spullen in je garage hebt staan en klanten deze komen afhalen, of als er regelmatig vervoerders goederen komen afleveren of juist pakketjes komen halen. Dat soort activiteiten mag niet in elke woonwijk, maar geen enkele gemeente zal jou tegenhouden als je de eerste online werkzaamheden vanuit huis verwerkt.

Houd er dan wel rekening mee dat je privéadres in enkele openbare databases terecht komt en dat je een bedrijfsadres op alle communicatie en dus ook op je webshop moet plaatsen. Dat kan ideeën brengen bij de verkeerde mensen. Ongevraagd nachtelijk bezoek is altijd vervelend, maar heb je waarschijnlijk liever in een goed beveiligd magazijn ver weg, dan in je eigen woonhuis waar jij en je partner en kinderen liggen te slapen. Nu zal dat wel loslopen met een webwinkel die breinaalden verkoopt, maar als jij van plan ben de nieuwste snufjes qua elektronica aan te gaan bieden is een veilige externe opslagplaats en bedrijfslocatie geen onnodige luxe.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over een webwinkel inschrijven bij de Kamer van Koophandel zijn:

Wat komt er allemaal kijken bij een KvK-inschrijving?

Je webwinkel inschrijven bij de KvK is eigenlijk heel eenvoudig. Al komt er wel veel bij kijken als je een eigen webwinkel wilt beginnen. Zo moet je nu opeens een boekhouding opzetten, producten inkopen of de marketing gaan opzetten voor je webshop.

Wat zijn de kosten van het inschrijven van een webshop?

Als je een webwinkel wilt beginnen dan zijn de kosten van inschrijven bij de KvK afhankelijk van je rechtsvorm. De meeste webwinkels beginnen als eenmanszaak. Daarbij zijn de kosten van het inschrijven eenmalig 75 euro en zijn er geen jaarlijkse kosten (meer).

Kan ik mijn webshop online inschrijven bij de KvK?

Nee. Om een webwinkel in te schrijven moet je je melden bij een KvK-vestiging uit jouw regio. Wel kun je online een afspraak maken en vast je inschrijving melden. Het werkelijk inschrijven op locatie is dan meer een formaliteit.